Selbstorganisation im Home Office

Ein organisiertes Home Office ist eine gute Basis für eine produktive Arbeitsumgebung.

Die Vorteile des Arbeitens im Home Office sind offensichtlich. Man ist flexibler, spart sich eine Menge Zeit und ist Umfragen zufolge auch deutlich ausgeglichener. Wer von zu Hause aus arbeitet sollte auch seine Selbstorganisation gut organisieren, um effektiv zu arbeiten. Das klingt paradox, wer sich jedoch Zeit nimmt, um ein nachhaltiges Organisationssystem zu schaffen, wird langfristig mehr Erfolg haben. Wir haben fünf Tipps für die Arbeit von zu Hause.

Das perfekte Home Office

Jeder hat unterschiedliche Vorstellungen davon, wie das perfekte Home Office aussehen sollte. Auf jeden Fall lohnt es sich, bevor man mit der Arbeit zu Hause startet, Gedanken über einige Grundvoraussetzungen zu machen. Nicht jeder Mensch ist für die Arbeit zu Hause gemacht und nicht jede Umgebung ist für ein Home Office geeignet.

Einige Fragen, die man sich stellen sollte sind:

• Kann ich mich selbst (über lange Zeit) motivieren?
• Sind meine Mitbewohner und Partner/in damit einverstanden?
• Wie komme ich mit Tiefpunkte bei der Motivation klar?
• Kann ich alleine arbeiten? Brauche ich über den Tag soziale Kontakte?
• Habe ich genügend Platz für ein Home Office?
• Werde ich den Anschluss in der Firma/zu Kollegen verlieren?
• Habe ich einen festen Tagesablauf, den ich einhalten kann?

1. Der Schreibtisch

Wer von zu Hause arbeitet, sollte einen dedizierten Platz für die Arbeit haben. Das Arbeiten im Schlafzimmer, von der Couch aus oder in einem dunklen Eck in der Küche macht langfristig eher unglücklich und unproduktiv. Wer im eigenen Heim kein Platz für ein Büro oder einen eigenen Schreibtisch hat, sollte sich überlegen, einen Platz in einem nahe gelegenen Coworking-Space anzumieten.

Wer einen eigenen Platz für die Arbeit hat, tut sich auch beim Abschalten am Abend leichter und verbindet die anderen Räume nicht mit Arbeit. Ein Schlafzimmer soll eine Entspannungsoase zum Schlafen sein und nicht mit Arbeitsunterlagen vollgestopft sein. Ein eigenes Büro ist sehr hilfreich, da man mit dem extra Raum auch andere Verhaltensweisen und Gefühle assoziiert. Denn selbst in der Küche oder im Wohnzimmer ist man oft abgelenkt. Wer regelmäßig von zu Hause arbeitet sollte auf jeden Fall einen eigenen Schreibtisch für die Arbeit haben. Am Schreibtisch sollte es freundlich, hell und ordentlich aussehen, damit dem produktiven Schaffen nichts mehr im Weg steht.

2. Die Internetverbindung

So gut wie jeder, aber insbesondere Information Worker, benötigen für die Arbeit von zu Hause eine leistungsstarke und zuverlässige Internetverbindung. Eine Kabelverbindung (Ethernet) und die sorgfältige Auswahl des Internet Providers sorgen für einen stabilen Internetzugang. Wer eine WLAN-Verbindung bevorzugt, sollte einen guten WLAN-Router mit ausreichender Leistungskapazität auswählen. In Städten mit übermäßig vielen WLAN-Netzwerken an einem Platz sollte man zudem vorab überprüfen, ob noch ein Kanal frei ist, da ansonsten Störungen vorprogrammiert sind. Hat man bereits ein WLAN-Netzwerk zu Hause und reicht dieses nicht bis zum Schreibtisch bzw. Büro, kann man auch WLAN-Repeater oder Netzwerkverbindungen über die Steckdose nutzen.

Für die meisten Anwendungen im Homeoffice ist ein asynchroner Internetanschluss ausreichend, der im Download mehr Bandbreite liefert als im Upload. Internetzugänge über das Telefonnetz bieten bis zu 100 MBit/s, während über das Kabelnetz bis zu 500 MBit/s erreicht werden können.

Hier finden Sie weitere Informationen und aktuelle Angebote.

3. Die Arbeitszeiten

Besonders im Home Office ist es wichtig, sich wie auf der Arbeit vor Ort einen fixen Tagesablauf anzugewöhnen. Denn auch zu Hause müssen die Stunden “abgearbeitet” werden. Vor allem wenn man zwischendurch mehr Freiraum für Pausen einlegen möchte, muss man früh genug mit der Arbeit beginnen. Es lohnt sich also, jeden Tag zu einer festen Zeit aufzustehen (es muss auch nicht 05:00 Uhr morgens sein) und dann nach einem guten Start in den Tag mit etwas Sport oder einem guten Frühstück direkt mit der Arbeit loszulegen.

Damit man den Überblick behält, wie viel Zeit man bereits produktiv gearbeitet hat, lohnt sich der Einsatz eines Zeiterfassungstools (falls nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt). Auch Freelancer und Selbstständige profitieren von einer ordentlichen Zeiterfassung, da so die Verteilung der Arbeitszeit sichtbar gemacht werden kann. Gute Tools sind toggl oder Harvest.

Weitere, hilfreiche Tools für die Arbeit zu Hause finden sich hier.

Wichtig ist außerdem, sich auch Auszeiten zu genehmigen. Und diese Auszeiten sollten auch zur Regeneration und Entspannung dienen, um wieder ausreichend Energie zu tanken. Besonders Freelancer und Selbstständige neigen dazu, mehr Stunden zu arbeiten als in einem traditionellen Angestelltenverhältnis und laufen über kurz oder lang Gefahr, auszubrennen. Es ist auch wichtig, Urlaubs- und Feiertage strikt einzuhalten und an diesen Tagen das Home Office geschlossen zu halten.

4. Die Kommunikation

Ebenso wichtig wie ein richtiges Zeitmanagement (bzw. das Einhalten von Arbeitszeiten) ist die Regelung der Kommunikation. Wer als Angestellter von zu Hause arbeitet, sollte mit dem Arbeitgeber die Erreichbarkeiten klar definieren (eventuell in einem Vertrag). Dazu gehört auch das Festlegen einer Mittagspause. Wer sich ständig erreichbar macht, sollte sich nicht wundern, wenn das früher oder später von Mitmenschen und Kollegen (oftmals unbewusst) ausgenutzt wird. Es ist in Ausnahmefällen total in Ordnung auch mal am späten Abend für den Arbeitgeber erreichbar zu sein, aber es sollte nicht zur Regel werden.

Freelancer und Selbstständige tun sich schon ein wenig schwieriger was die Erreichbarkeit angeht. Wer seine Kunden schätzt, ist auch mal am Wochenende oder Spätabends erreichbar (was auch vollkommen in Ordnung ist). Jedoch sollte man auch hier klare Regeln schaffen und auf sich selbst achten. Man kann beispielsweise vereinbaren, dass an Arbeitstagen E-Mails zwischen 08:00 und 20:00 Uhr innerhalb von zwei Stunden beantwortet werden. Oder das man  generell auf alle Nachrichten innerhalb von 24 Stunden reagiert.

5. Die Kleidung

Wer aufsteht und sich dann gleich im Pyjama an die Arbeit macht, sollte sich nicht wundern wenn die Motivation innerhalb kürzester Zeit ein Tief erreicht. Auch das Home Office sollte wie ein Büro sein – und dort erscheint man (in den meisten Fällen) nicht in Unterhosen. Wer zu bequeme Kleidung trägt, signalisiert dem Unterbewusstsein, dass es sich um Freizeit und nicht um Arbeitszeit handelt. Eine gewisse Kleiderordnung macht somit auch im Home Office Sinn. Das bedeutet nicht, dass man jeden Tag im Anzug am Schreibtisch sitzen muss, aber eine angemessene Kleidung (die auch bequem sein kann) sorgt dafür, dass wir zu Hause eher in den “Arbeitsmodus” wechseln. Wer regelmäßig Videokonferenzen führt, sollte sowieso auch auf ein gepflegtes Äußeres achten.