o2 Digital Phone: Wie kommt die Telefonanlage in die Cloud?

o2 Digital Phone ZertifikatAls eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat ICTbroker eine Prüfung zum Spezialisten für Cloud TK-Anlagen abgelegt und darf sich nun "Zertifizierter o2 Digital Phone Partner in Kooperation mit NFON" nennen.Im Rahmen eines dreitägigen Seminars mit abschließender Prüfung wurden allen wichtigen Aspekte der virtuellen TK-Anlage von o2 geschult, um Ihnen - unseren Kunden - neben einer noch besseren Beratung auch die komplette Konfiguration und das Management der Anlage bieten zu können. Wie so ein Umstellungsprojekt im einzelnen abläuft, zeigen wir hier.

Ein o2 Digital Phone Projekt im Überblick

Eine Umstellung von einer klassischen Telefonanlage auf eine neue Cloud Telefonanlage unterteilt sich in drei Schritte.

Phase 1: Planung

Bevor es an die Umstellung geht, wird in einem persönlichen Gespräch die Ist-Situation abgefragt. Hierbei legen wir ganz besonderen Wert darauf, den Status Quo kritisch zu hinterfragen. Ziel dieser Übung: Arbeitsprozesse zu verstehen und mit den Möglichkeiten, die eine neue Telefonanlage bietet, zu verbessern.Nächster Schritt: wie soll die Anlage zukünftig funktionieren. Moderne VoIP Telefonanlagen wie o2 Digital Phone bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, die klassische Telefonanlagen gar nicht oder nur mit kostenpflichtigen Zusatzmodulen leisten können. Eine automatische Zeitsteuerung, die Anrufern außerhalb der Arbeitszeiten die Öffnungszeiten vorliest? Kein Problem. Parallelruf auf mehreren Geräten, Gruppenruf, Einbindung von Smartphones und Homeoffices oder Wählen vom PC mittels CTI? Alles ohne zusätzliche Kosten möglich.Weiterer Bestandteil der ersten Phase: wie ist das Netzwerk aufgebaut? Welche Switche sind im Einsatz? Sind diese für VoIP geeignet und liefern vielleicht sogar Strom über das Netzwerk (PoE), wodurch sie sich das Netzteil für das Telefon sparen können? Was für ein Internetzugang ist vorhanden und ist dieser ausreichend dimensioniert für Daten und Sprache? Meist ist es schon in dieser Phase sinnvoll, den IT-Verantwortlichen im Unternehmen mit in die Planungen einzubinden und somit den Grundstein für eine störungsfreie Umstellung zu legen.

Ein Beispiel für eine sinnvolle Planung

img_20160606_161907Ein aktuelles Beispiel, wie eine sinnvolle Planung dazu beitragen kann, Arbeitsprozesse zur verbessern:Ein Dentallabor erhält Bestellungen von Zahnärzten. Auch wenn E-Mail heute schon ein Quasi-Standard ist, wird ein Großteil dieser Bestellungen per Fax gesendet. Eine Umstellung auf E-Mail war auf Grund des zu erwartenden Widerstands der Kunden des Dentallabors nicht möglich. Vor Einführung der neuen o2 Digital Phone Anlage wurden die Bestellungen von einem zentralen Faxgerät empfangen und auf Papier ausgedruckt. Ein Mitarbeiter holte die Bestellungen regelmäßig aus dem Fax und verteilte diese an seine Kollegen zur Bearbeitung. Auftragsbestätigungen an die Zahnärzte wurden ausgedruckt und per Fax versendet.Mit der neuen Cloud Telefonanlage, die standardmäßig über ein Faxgateway verfügt, werden nun eingehende Faxbestellungen als PDF auf ein zentrales Postfach zugestellt, auf das die Bearbeiter Zugriff haben. Auftragsbestätigungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können direkt vom Arbeitsplatz des Mitarbeiters über einen Faxdruckertreiber, der auf die o2 Digital Phone Telefonanlage zugreift, versendet werden. Neben der Arbeitserleichterung und der Steigerung der Effizienz wurde so auch der Papierverbrauch deutlich reduziert, was wiederum der Umwelt zu Gute kommt.

Phase 2: Umsetzung und Dokumentation

Sobald klar ist, wie die Anlage arbeiten soll, geht es an die Umsetzung. Die benötigten Endgeräte werden vorkonfiguriert, getestet, mit dem Namen des Anwenders und der Nebenstelle beschriftet und versendet. Die Endgeräte sind Plug & Play: einfach einstecken und lostelefonieren.Die Konfiguration der Anlage selbst erfolgt remote. Da es sich um eine Cloud-basierte Lösung handelt, ist ein Zugriff auf die o2 Digital Phone-Plattform weltweit möglich. Durch unsere Zertifizierung und die Erfahrung aus einer Vielzahl von Kundenprojekten sind wir in der Lage, die Wunschkonfiguration schnell und zuverlässig umzusetzen. Und falls sich nach Inbetriebnahme der Endgeräte herausstellen sollte, dass etwas nicht so funktioniert wie gewünscht, bessern wir natürlich gerne schnell und unbürokratisch nach.call-flowEin weiterer wichtiger Schritt in Phase 2 ist eine Dokumentation der Konfiguration. Somit sind sie in der Lage, auch zu einem späteren Zeitpunkt die Einstellungen in der Telefonanlage nachzuvollziehen. Neben einem ausführlichen Rufnummernplan mit Zuordnung der Endgeräte dokumentieren wir auch alle Warteschlangen und sonstige Dienste in einem Ablaufdiagramm.

Phase 3: Schulung

Eine der herausragenden Eigenschaften einer Cloud basierten VoIP Telefonanlage ist die Möglichkeit, als Endanwender selbst Konfigurationen und Änderungen vorzunehmen. Mit unserer Schulung, die nach erfolgreicher Konfiguration der Anlage stattfindet, verfolgen wir zwei Ziel:
  • 1. Die Anwender im Umgang mit dem Telefon und dem zugehörigen User Control Interface fit zu machen und
  • 2. Eine oder mehrere Personen im Unternehmen als Administrator so zu schulen, dass grundlegende Einstellungen und die Einbindung weiterer Nebenstellen und Endgeräte selbstständig vorgenommen werden können.
Aus Erfahrung wissen wir, dass beide Punkte enorm wichtig sind: Ein Mitarbeiter, dem sein neues Telefon nicht ausführlich erklärt wurde und der dadurch im Umgang damit unsicher ist, entwickelt über kurz oder lang eine innere Verweigerungshaltung, wird unzufrieden und unproduktiv. Daher unser Tipp: Mitarbeiter ernst nehmen, ausführlich schulen und wenn möglich schon zu einem frühen Zeitpunkt mit in das Projekt einbinden, z.B. bei der Auswahl der Telefone. Fehlt es an der Administratorenschulung, wird das eigentlich flexible Modell Cloud Telefonanlage starr und unflexibel.

Dauer der Umstellung

Da bei o2 Digital Phone keine Telefonanlage installiert werden muss, erfolgt die Bereitstellung sehr kurzfristig. Unser Rekord liegt bei 4 Arbeitstagen für Planung, Konfiguration, Versand der Endgeräte und Schulung! Falls sich im Rahmen der Planung zeigen sollte, dass der bestehende Internetzugang für eine Cloud Telefonanlage unterdimensioniert ist, müssen sie die Bereitstellungszeit eines neuen Internetzugangs berücksichtigen. Die liegt bei DSL-Anschlüssen normalerweise bei 2-4 Wochen.

Warum o2 Digital Phone?

Über die Vorteile, die eine Umstellung ihrer Telefonanlage durch einen zertifizierten Spezialisten mit sich bringt, haben sie jetzt einiges erfahren. Was macht aber o2 Digital Phone so besonders?o2 Digital Phone ist eine virtuelle Telefonanlage mit über 160 innovativen Funktionen und hochmodernen Endgeräten. Die technische Basis liefert die performante Plattform der NFON AG. Mit über 5.000 Geschäftskunden und mehr als 190.000 Nebenstellen ist das Münchner Unternehmen einer der führenden Anbieter im Bereich Cloud Telefonanlagen. Die hervorragende Sprachqualität der NFON Telefonanlage wird auch vom TÜV Saarland bestätigt.Großer Vorteil von o2 Digital Phone im Vergleich zu NFON ist die in der Grundgebühr enthaltene Flatrate für alle Telefonate ins deutsche Festnetz und in alle nationalen Mobilfunknetze. Bedeutet: Planbare Kosten ohne Überraschungen.o2 Digital Phone ist:
  • Innovativ: Eine einheitliche Rufnummer für alle Endgeräte. Einfache Integration mobiler Geräte über die Digital Phone Smartphone App.
  • Günstig: Nationale Mobile- und Festnetz-Flatrate inklusive. Keine hohen Investitionen in Infrastruktur. Sparen Sie bis zu 50 % Ihrer Telefonkosten.
  • Flexibel: Buchen Sie Nebenstellen oder Lizenzen monatlich zu oder ab. Einfache Einbindung unterschiedlicher Standorte, Home Offices und mobiler Endgeräte.
  • Sicher: Abhörsichere Sprachverschlüsselung und überragende Sprachqualität. Redundante Rechenzentren in Deutschland.
  • Bequem: Geringer administrativer Aufwand. Nur ein Standard-Internetanschluss benötigt. Einfache Einbindung in die bestehende Infrastruktur.

Fazit

Eine Umstellung ihrer Telefonanlage auf o2 Digital Phone durch einen zertifizierten Experten ermöglicht es ihnen, denn vollen Leistungsumfang ihrer neuen Telefonanlage zu nutzen. Die NFON-Plattform, auf der technisch gesehen das Angebot von o2 basiert, ist eine der leistungsfähigsten auf dem deutschen Markt und bietet Ihnen mehr 160 innovative Funktionen. Durch die in der Grundgebühr enthaltene Flatrate für alle nationalen Telefonate (auch Mobilfunk) ist o2 Digital Phone oftmals günstiger als ein reiner ISDN-Anschluss.Wir freuen uns sehr, auch für sie tätig zu werden. Schicken sie uns jetzt ihre Anfrage und lassen sie sich ein individuelles Angebot unterbreiten.
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Alexander Wick

Seit 20 Jahren beschäftige ich mich mit Trends im ITK-Bereich für Business Kunden. Nutzen Sie meine Expertise und Erfahrung und lassen Sie sich bei der Auswahl geeigneter Technologien und Lösungen für Ihr Unternehmen unterstützen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.